سامانه ارتباط مردمی نماینده مجلس چیست ؟
سامانه ارتباط مردمی نمایندگان مجلس , تنها و بهترین راه برای انعکاس اخبار خود و با ارایه کننده عملکرد نماینده می باشد و به عنوان منبع و مرجع تاثیر گذار که می تواند سهم بسزایی در توسعه , رفع مشکلات و معضلات مناطق انتخابیه داشته باشد و در تصمیم گیری ها و مداخلات بهنگام نمایندگان نقش بسزایی ارایه نماید.
بر کسی پوشیده نیست نمایندگی مردم در مجلس شورای اسلامی کاری فوق العاده تخصصی دشوار و طاقت فرسا بوده و هر کسی قادر به انجام آن نمی باشد و موفقیت در انجام وظایف وابقای رسالت نمایندگی موکلین , مستلزم داشتن دانش و ابزار های مختلف نوین در عرصه های مختلف خصوصا ارتباز با مردم حوزه های انتخابیه نمایندگان می باشد.
یکی از ارکان اصلی در موفقیت یک نماینده ارتباط مداوم و موثر با مردم حوزه انتخابیه خود می باشد.
دریافت نقطه نظرات کارشناسی و دلسوزانه نخبگان و علمای شهر و کارشناسان و دانشجویان و صنوف مختلف نیازمند استفاده از ابزار و بستر مناسب ( سامامه ارتباط مردمی آران ) و پذیرش راهکار های پیشنهادی و لحاظ کردن در تصمیم گیری های خود می باشد.
اپلیکیشن نماینده مجلس آران نسخه ای است برای استفاده در تلفن همراه و تبلت.
در طراحی این محصول , امکانات لازم برای رسیدگی به امور پر کاربرد روزانه مانند : دریافت و مدیریت یادآوری ها , ارسال و دریافت پیام نامه نگاری در اپلیکیشن و رسیدگی به نامه ها , امضا و ثبت پیش نویس ها , فرم های مرخصی و ماموریت و گزارشات کارکرد , فراهم شده است.
از طریق این نرم افزار , فرایند تنظیم , برگزاری و پیگیری جلسات به آسانی مدیریت می شود.مواردی مانند تعیین دستور جلسه وتخصیص زمان مشخص برای جلسه , حضور و غیاب مدعوین جلسه و ثبت صورتجلسه به ازای هرکدام از موارد دستور جلسه , همچنین الحاق اسناد تکمیلی مانند عکس , صوت و یا ویدیو به صورت جلسه نیز از طریق نرم افزار جلسات همراه به راحتی قابل احترام انجام است.
سازماندهی ارتباطات مردمی
سنجش و تحليل جلسات و ارتباطات مردمي
شناسایی روشهای طولانی و زائد در نظام خدمت رسانی
نقش آفرینی فناوری های نوین در تسهیل ارتباطات مردمی
ارائه گزارشات متنوع و کاربردی برای ارائه در محافل قانون گذاری و ..
برنامه ریزی و مدیریت برخط جلسات تخصصی و ملاقات های مردمی
تصحيح اهداف، سياستها، وظايف و برنامه های نماینده با استفاده از نتايج به دست آمده از ارزيابي بازخوردها
هوشمندسازی دفاتر نمایندگی نمایندگان مجلس
ارتقای کارایی و اثربخشی و در نتیجه افزایش بهره وری در نظام اداری
در اختیار قرار دادن فناوری های نوین جهت خدمت رسانی اثربخش نمایندگان
اطلاع رسانی و ارتقاء آگاهی های مورد نیاز مردم از عملکرد نماینده حوزه انتخابیه
دسترسی سریع و عادلانه مردم به خدمات ارتباطی با نماینده به صورت شبانه روزی
کنترل و نظارت همه جانبه نماینده بر امور دفاتر نمایندگی و نحوه خدمات رسانی کارکنان
افزایش سطح رضایتمندی
مردم تلفیق هنر خدمتگزاری با فناوری های نوین
ارائه سبک نوین در ارتباطات مردم و نماینده
پاسخگویی شفاف و روشن مسئولان به مردم
متناسب کردن خدمات با نیازهای ضروری مردم
احترام به وقت و زمان صرف شده از سوی مردم
شناخت نیازها و انتظارات واقعی مردم از نمایندگان
استفاده از ظرفیت های تشکل های مردمی در ارتقاء خدمت رسانی
نمایندگان مجلس شورای اسلامیی باید دید فناورانه نیز داشته باشند، چرا که ارتباطات دوسویه بین مردم و نماینده باعث می‌شود تا هم مردم بدانند که در حوزه انتخابیه آنان چه می‌گذرد و هم اینکه نمایندگان از همه وقایع و اتفاقات حوزه انتخابیه خود آگاهی پیدا می‌کنند.
راهکار پاسخگوی مطالبات عمومی آن است که نماینده از یک رابط ارتباط برخط کامل و تعاملی برای پاسخگویی به نیازهای فوری حوزه انتخابیه خود استفاده نماید
ارتباط موثر و مستمر نمایندگان به عنوان عنصری مطالبه‌گر برای خدمت به مردم، بدون شک باعث تقویت بیشتر جایگاه اجتماعی آنان شده و تسریع بخش رفع مشکلات حوزه انتخابیه خود نیز خواهد شد و به همین منظور سامانه ارتباط مردمی آران به نمایندگان مجلس پیشنهاد می‌شود.
با توجه به اینکه فناوری های نوین به طرز عجیبی با جزیی ترین و کلی ترین مسایل روز مردم درهم آمیخته شده و به عنوان عناصر انتقال اخبار، اطلاعات، درخواست ها، انتفادات و پیشنهادات و حتی بیان دیدگاه های عمومی شناخته شده اند، اما متاسفانه جای خالی این عنصر در حوزه ی ارتباطات مردمی نمایندگان مجلس یه شدت حس می گردد
دستیابی به آخرین اطلاعات
استفاده از ظرفیت فناوری های نوین، بدون هزینه‌های گزاف
مناسب‌ترین راهکار برای ارتباط سهل و آسان با جامعه و افکار عمومی.
ارتباط دوسویه مردم با نمایندگان از طریق سامانه ارتباط مردمی آران بدون شک دارای مزیت‌های فراوانی بوده تا جایی که نمایندگان می‌توانند در کنار داشتن یک بانک اطلاعاتی از دغدغه های مردمی، ضمن آگاهی جستن از آخرین وضعیت حوزه های نمایندگی خود، با استفاده از این اطلاعات، تصمیمات به موقع و تاثیرگزار گرفته و با رفع مشکلات، پاسخگوی نیازمندی های مردم در شرایط خاص کنونی گردند.
پل ارتباطی مستقیم و مورد اعتماد با بخش‌های مختلف جامعه از جمله مزایای مهم سامانه ارتباط مردمی نمایندگان مجلس آران می باشد.
نمایندگان مجلس به عنوان وکلای مردم در امر قانونگذاری و نظارت بر امر مصوبات مجلس شورای اسلامی در جهت برآورده کردن نیاز های مردم مناطق حوزه انتخابیه خود، بایستی ارتباط مستمری مردم مناطق حوزه انتخابیه خود داشته باشند، به نظر می رسد با توجه به جایگاه حساس نمایندگان ضرورت و اهمیت استفاده از یک سامانه اختصاصی در این روزهای کرونایی بیش از پیش احساس می گردد.
انتخاب صحیح و درست یک سامانه ارتباط مردمی کامل و کارآمد قطعا باعث ایجاد رضایت افکار عمومی گردیده و مانع آزردگی و ناراحتی نسبت به عملکرد نماینده خواهند شد. و تهدید را به فرصت مبدل می گرداند
امکان اطلاع‌رسانی رویدادهای مندرج شده در تقویم سازمانی با پیام کوتاه (نیاز به فعالسازی ارسال پیامک)
امکان دسترسی به کارتابل کاربران دیگر حسب دسترسی و جایگاه کاربر جاری در ساختار سازمانی
مشاهده تقویم افراد مختلف به صورت همزمان و نمایش تداخل زمانی مدعوین
تهیه و الصاق اسناد تکمیلی مانند ویدئو، صوت و عکس به صورتجلسه ها
یادآوری امور و جلسات به صورت ساعتی -روزانه- هفتگی – ماهانه و …
ثبت حضور مدعوین و صورت جلسه به ازای هر یک از موارد دستور جلسه
امکان مشاهده تقویم‌کاری و رویدادهای سازمانی و ثبت رویدادها
امکان جابه‌جایی بین سمت‌های منتسب به کاربر جاری
امکان ارتباط برخط با تمام سازمانهای مرتبط با نماینده
تعیین دستور جلسه، تخصیص زمان مشخص برای آن
گزارش جلسات و ملاقات های عمومی و تخصصی
امکان مشاهده اطلاعات سمت‌ها و جانشین‌ها
امکان استفاده از لیست انجام کار، ثبت یادآوری
تبادل مستندات جلسه با فرمت‌های مختلف
امکان مشاهده خلاصه وضعیت آمار مکاتبات
قابلیت نمایش محل جلسه بر روی نقشه
گزارشات فصلی عملکرد نماینده به مردم
گزارش آماری پیام های مردمی به تفکیک
گزارش نامه های وارده و صادره و داخلی
گزارش اقدامات انجام شده و انجام نشده
پیگیری ویژه برای رفع مشکلات کارکنان
قابلیت تعامل بین افراد تیم و کارکنان
امکان جستجو در فهرست انجام‌کارها
امکان مشاهده اخبار و اعلانات
گزارش کارکرد سامانه در یک نگاه
افزودن فایل در اخبار و اعلانات
مدیریت و برنامه ریزی جلسات
مشاهده آمار نامه‌ها
عدم ضرورت نیاز به حضور نماینده در دفاتر نمایندگی جهت انجام برخی امور به واسطه ی ارتباط برخط و مستقیم با مردم و سازمان های مرتبط
عدم نیاز به تفویض امضاء و اختیاز به افراد زیر دست در خصوص مکاتبات و نامه نگاری ها و .. ..مگر در موارد خاص
ایجاد تابلوها ی مخصوص اعلانات نماینده مجلس که بصورت مستمر اطلاعات و اخبار مندرح در آن به روز باشد..
آرشیو اطلاعات مربوط به تمامی فرایندهای صورت گرفته از شروع ارتباط تا نتیجه ی درخواست
رسیدگی مستقیم به نامه ها ی ارجاعی، بدون نیاز به حضور نماینده در دفاتر نمایندگی
تهیه و ارائه نامه های روتین و تایپ شده فرمیو بی تاثیر به امضاء نماینده مجلس
ارتباط سهل و آسان با نماینده و مشاهده روند پیگیری درخواست ها
انعطاف‌پذیری بر اساس شیوه‌های مختلف مدیریت دفاتر نمایندگی
قابلیت تفویض و تقسیم وظایف متناسب با سمت و توانمندی افراد
دسترسی سریع به کارتابل مکاتبات و پیگیری و پاسخگویی بهنگام
استفاده از ظرفیت فناوری های نوین، بدون هزینه‌های گزاف
یکپارچگی و اتصال دفاتر نماینده با مردم و سازمان ها
امکان نظر سنجی افکار عمومی در هر زمینه ای
امکان ارتباط مستقیم (پیام رسان اختصاصی)
ارائه نمونه های آماده در قسمت نامه نگاری
انجام کارهای اداری از هر نقطه جغرافیایی
امکان تفویض اختیار در نامه نگاری ها
کاربرپسندی و امکانات شخصی سازی
امکانات جامع نامه نگاری و مکاتبات
مدیریت قرار ملاقات ها و یادآوری ها
حذف کاغذ از گردش مکاتبانت
امکان نامه نگاری در اپلیکیشن
دستیابی به آخرین اطلاعات
گزارش آماری ارتباط مردمی
ثبت درخواست های مردمی
کنترل سطوح دسترسی
برگزاری جلسات آنلاین
استفاده بهینه از زمان
پنل مدیریت جلسات